小さなお店の月末に山積みの事務仕事。◯◯でパパッと終わらせませんか?

2019年4月12日

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まだ紙のタイムカード使ってるんですか?

僕はとっくにもうやめました。

事務的な作業ってあまり生産性がないですよね。

目次

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事務仕事はクラウドで。

僕の会社では事務的な仕事は最低限ですがクラウド化、ネット上でできるようにしてしまっています。

ひと頃に比べれば、おかげで本当に楽になったと思います。

なぜクラウド化したか。

正直、事務的な作業、仕事って直接お金を生む作業ってほとんど少ないと思うんです。

もちろん、請求事務とかっていうことも含まれてくるんでしょうけれど、それにしても生産性が低い。

そんな仕事に多大な時間を割くことよりも、もっとクリエイティブで創造性のある仕事や生産活動に時間を割く必要があると思うんです。

無駄を省いて省力化することで時間的にも作業量的にもかなり楽になります。

何をクラウド化したのか?

小さな会社ですから、大々的にやったわけではありません。

しかし、大きく時間を取られていた

  • 勤怠管理
  • 会計
  • 給与計算

の部分をクラウド化、半自動化することで大きく時間を有効に活用することができるようになりました。

パソコンは苦手なんだけど・・・って

そんな方でも割とどこのサービスを使ってもわかりやすくできていると思います。

僕の場合は、

人事労務freee

会計ソフトfreee(フリー)

を主軸にクラウド化しました。

他のMoney Forward とかもちょっと触りましたけど、一番freeeが初心者でもわかりやすくて、簡単に始められます。

労務・法務は経営者の必須事項

なんですが、小さな会社、お店を独立して始める時にはそんな知識なんて誰も持っていないのが普通です。

少しずつ経営をしていく中で学んでいくことになります。

しかし、会社お店の運営をしながらというと時間を割くのは難しい。

でも、従業員の管理もしなければならないし、会計もしなきゃならない。

パンクしちゃいます。

専門家の士業の方も

そんな時にはもちろん、会計士、税理士、社会保険労務士、などの専門家に依頼するのがセオリーです。
とはいえ、いつも何時もずーっとべったりくっついて教えてくれるわけではないので、日常の業務では自分でやるしかないのです。

困った時に聞けるアドバイザーとして考えておきましょう。

 

閑話休題・・・

クラウド化のメリット

いくつかクラウド化したことによって得られるメリットがあります。

検索がラク

例えば、昨年の何月何日の売上はいくらだったのか。
いつ道具を買ったのか、いくらだったのか。

などを調べなおすのには紙ベースの帳票だと探すのにも一苦労します。

時間も無駄になります。

しかし、データーをしっかり作っておけば、後で検索して調べることはほんの数十秒もあればできます。

各種帳票も自動で

毎月会計士さんや税理士さんに頼んで試算表や損益計算書、貸借対照表を出してもらっている方も多いのかなと思います。

現に僕の会社もそうです。

でも、それは月に1回のこと。毎週とか毎日なんてやってもらえません。

日々きちんと売上や仕入れを入力をしておけば、試算表などもわかりやすく自動でできてきますので、今後の見通しも立てやすくなります。

見積書・納品書・請求書なども簡単に

卸販売をしていると、必ず出てくるのが納品するごとの納品書、月ごとには請求書の発行・発送の作業が出てきますね。

freee(フリー)ならば、設定をしてしまえば数ステップでそういった書類も簡単に作れます。
また自動計算なので、エクセルやスプレッドシートでやっていた方も関数を消してしまって、ひな形作り直し・・・なんてこともありません。

給与計算〜会計までもスムーズ

人事労務freeeから、会計freeeへのデータのやりとりも一発で終わります。

給与計算はこれまで紙のタイムカードを自分で読んで、時間を計算して給与を出していたことを考えれば、かなりラクになります。
場合によっては、打刻もfreeeでスタッフが各自で入力することもできますので、スタッフを信じて自己申告制にすれば、ほぼやることはないですね(笑)

他のタイムカード専門のサービスを使えばきめ細かくできて、データ連携も対応してます。

給与明細もオンラインで

毎月毎月給与明細を印刷して封筒に入れて、配布するとなると、全て渡し終えるのに、週に1回とかのパートさんやアルバイトさんには、うっかり渡し忘れてしまったりしますよね。

そうすると、もらってない!とかってことでスタッフも不満に思ってしまったりします。
まあ、もらってないのでください、と言ってもらえればいいんですが、そういう時に限って手が回らないような時だったりするんですよね。

オンラインで給与明細を見ることができれば、封入も配布も一切なしです。
紙代、封筒代がカットになるし、封入の手間もなくなるのでかなり効果が高いと思います。

オンラインで見られるので、スタッフにとってもいつでも確認ができますから、便利に使えますよね。
どうしても紙で欲しい、って人は自分で印刷してね♪といえばOK

事務仕事もアップデートしましょ

geralt / Pixabay

日々の現場での仕事は、手間をカットしたり、生産性をあげようとか、原価を下げられないか、などに気が回るんですが、事務仕事となると、?????とはてなマークいっぱい。になりがち。。

事務仕事のようなあまり生産性のない仕事はパソコン、クラウドに任せて、パパッと終わらせましょ。

そんな仕事のために、現場が終わった後毎月月末には徹夜・・・なんてのはもうやめましょ。

様々な事務的なクラウドサービスが出てますので、調べてみても良いかもしれません。

僕は個人的に、freeeシリーズをお勧めします!!

最初は無料で登録してお試しで使うことができますので、ぜひ使ってみてくださいね!

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