個人店の日々の報連相をするには、スマホアプリChatworkがオススメです。

2019年6月2日

Free-Photos / Pixabay

お店の中での意思疎通、報告、連絡、相談。どんな方法でされていますか?

人数が少ないお店であれば、スタッフ全員が顔を合わせてミーティングをすることができるかもしれません。

しかし、パートさんやアルバイトさんが多くいたりすると、それぞれの条件によって全員が集まってミーティングすることはかなり不可能に近いことだと思います。

そんな中でも、お店の状況や意思疎通を図るためには何かしらのコミュニケーションをする必要がありますよね。

その課題を解決する一つの答え、をお伝えします。

目次

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紙ベースではないコミュニケーション

皆さんはどんな方法でお店の状況を全体に通知する方法をしているでしょうか。

自分のお店では、これまでは紙ベースの方法をつかっていました。

ノートを使って、連絡帳として、その日の仕事、残してしまったこと、予約の詳細内容などの引き継ぎ、伝達をしていました。

しかし、これではその日の翌日の仕事が見えませんよね。

まずその連絡帳のチェックから仕事が始まる。

これは雇用する側からすれば大幅な時間のロスになります。
というのは、その連絡事項のチェックする時間にも人件費がかかっていますよね。

事前にその内容を確認できるような方法、仕組みを用意することができれば、スタッフも現場入りしてすぐに作業に取りかかれますし、無駄な時間を省いて効率的に仕事ができるようになります。

いまやほぼほぼ誰もが持っているスマートフォン

こんなに便利なものはありません。

スマートフォン、スマホを使えば、いつでもどこでもつながることができますし、ほとんどの人が今やスマホを使ってます。

ですので、インターネットを使ってオンラインで情報共有ができるように仕組みを作りましょう。

何で情報共有するか。

自社では

Chatwork

を使用しています。

日頃使っているアプリだと LINEやSkype、FacebookのMessengerなどなどがあります。

これらのアプリは、自分はオススメしません。

LINE Skypeをオススメしない理由

基本的にこれらのアプリは個人対個人のコミュニケーションに利用するアプリです。

そのために作られたアプリですし、プライベートな日ごろの使い方を仕事用にする、というのは根本的に人間の脳はスイッチ仕切れない部分が残ります。

中にはきちんと切り分けて考えられる人もいると思いますが、スマホ上でのプッシュ通知が他の通知と一緒に合算されてしまいますし、気づきにくくなってしまうこともあります。

これでは本来の情報共有をする狙いを果たすことができなくなってしまいます。

こういった面で、プライベートとビジネス・仕事の切り分けを使用するアプリ、プラットフォームの時点で分けてしまうことで無意識に意識が変わります。

Chatworkをオススメする理由

まず、ビジネスで使うことを目的として作られていること。が挙げられます。

その細かいメリットは、

  • 大きなサイズのファイルも共有できること。
  • プロジェクトのチームや部署ごとなどグループのコミュニティ化
  • 無料で利用できるサービス

などですね。

 

大きなサイズのファイルも共有できるというのは、高精細、高解像度の写真も共有してみんなで見ることができます。

割と洋菓子店の仕事は細かいものも多くありますし、そういった仕事や作業を共有して伝達する際には、文章以上のことを写真を使って伝えられるのはとてもいいことだと思います。

さらに、お店の中でも、販売、製造と分かれて仕事をしているお店も多くあると思います。
それぞれでチャットを分ければそれぞれの話題でグループを作ることができます。
コミュニケーションを深めながら、情報共有することができますよね。

なによりも、無料で使えるということは最大のメリットになります。

人数で課金されたりすることがないので、安心して使えます。

まとめ

中には仕事を職場の外に持ち出したくない、ましてやプライベートなスマホ、ケータイにそれを取り込むなんて、と思う方もいるかもしれません。

でも、経営者として考えるのであれば、そういった各個人が持っているリソースも有効に活用して事業経営が円滑に回っていくための方法や仕組みを考えてもいいと思います。

仕事をするというのは、大前提として人対人のコミュニケーションがスタートラインですから、経営者と従業員の関係や、上司と部下の関係などを部分的にでも取り払って、情報を共有してコミュニケーションを綿密にしていくことがこれからの社会には必要なことだと思います。

実際に当社でもチャットワークを利用していますが、自発的に従業員同士でシフトの相談をしていたり、業務上の連絡事項のやりとりをオフの時間にしていたりします。
経営側はそのプラットフォーム、ステージ、土台を用意するだけです。そして最初だけ使い方を見せれば、普通の人たちであれば、自発的にやり始めます。

導入するまでは何か経営側から働きかけをしなければ動いてもらえなかったスタッフも動いてもらえるようになりました。

ぜひみなさんのお店、事業所でも使ってみてください。

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